RANCANGAN SISTEM INFORMASI BISNIS APARTEMEN TAHAP 2

1.      Data Capturing / Pengumpulan Data

Fungsi Pemasaran

a.       Data Calon Customer/ Prospek

Berisi daftar Calon Customer/ Prospek yang dikumpulkan oleh Sales In House/ Sales Agent setiap minggunya dari berbagai event/ usaha pemasaran personal yang meliputi tahapan-tahapan :

˗          Daftar Tamu Event/ Prospek Personal

˗          Hot Prospek

˗          Follow Up

˗          Closing

b.      Master Stok Unit

Berisi Layout/ Denah unit yang akan dipasarkan/ dijual dengan disertai informasi meliputi :

˗          Total Unit Keseluruhan

˗          Jumlah unit type studio beserta ukuran per unit

˗          Jumlah unit type 1 bedroom beserta ukuran per unit

˗          Jumlah unit type 2 bedroom beserta ukuran per unit

c.       Master Price

Berisi rencana perkembangan harga yang akan dirilis secara periodik berkaitan dengan tiap-tiap type unit yang akan dipasarkan/ dijual dalam bentuk bar chart:

˗          Bulanan

˗          Tahunan

d.      Sales List

Berisi dafta sales in house/ sales agent, sebagai pemasar dengan disertai informasi meliputi:

˗          Nama

˗          Identitas Diri

˗          Copy/ scan identitas diri

˗          Copy/ scan buku tabungan

˗          NPWP

e.       Master Fee

Berisi rencana komisi / fee untuk sales in house/ sales agent sebagai pemasar secara periodik sesuai perkembangan harga, type unit dan jenis pembayaran konsumen, dengan kategori:

˗          Closing fee

˗          Full fee

˗          Bonus Tahunan

˗          Bonus Target Penjualan

˗          Pengurangan fee karena tidak memenuhi target penjualan

f.       Laporan Unit Terjual

Berisi Laporan Unit Terjual setiap waktunya yang diperoleh dari Sales In House/ Sales Agent hingga dikonfirmasi oleh fungsi keuangan setelah Pembayaran Tanda Jadi diterima, yang meliputi informasi :

˗          Blok/nomer unit yang terjual

˗          Nama pembeli sesuai Kartu Identitas

˗          Foto copy/ Scan Kartu Identitas Pembeli

˗          Jenis Pembayaran : Tunai Keras/ Tunai Bertahap/ KPA

g.      Schedule Pemasaran

Berisi rencana kegiatan pemasaran secara periodik dalam bentuk bar chart:

˗          Harian

˗          Mingguan

˗          Bulanan

h.      Prosedur Pemasaran

Berisi pedoman pelaksanaan pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan pemasaran/ customer service

Fungsi Teknik

a.       Rencana Anggaran Biaya Pembangunan

Berisi perhitungan anggaran biaya pembangunan pada tahap perencanaan yang meliputi :

˗          Pendahuluan

˗          Jasa desain arsitektur

˗          Jasa desain struktur

˗          Jasa desain mekanikal, elektrikal, dan plumbing (MEP)

˗          Jasa quantiy surveyor

˗          Jasa tes tanah

˗          Pembangunan kantor pemasaran

˗          Pekerjan Konstruksi

˗          Pekerjaan arsitektur

˗          Pekerjaan struktur

˗          Pekerjaan mekanikal, elektrikal, dan plumbing (MEP)

˗          Jasa pengawas/ manajemen konstruksi (MK)

b.      Schedule Pembangunan

Berisi rencana pekerjaan konstruksi secara periodik dalam bentuk bar chart dan kurva S:

˗          Harian

˗          Mingguan

˗          Bulanan

c.       Master Supplier/Kontraktor

Berisi daftar Supplier/Kontraktor di dalam pekerjaan konstruksi dengan data-data:

˗          Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

˗          Perjanjian Kontrak

˗          Kerangka Acuan Kerja (KAK)

˗          Spesifikasi Pekerjaan/ Material

d.      Drawing Master

Berisi kumpulan Gambar Kerja di dalam pekerjaan konstruksi sesuai dengan tahapan-tahapan:

˗          For Info

˗          For Permission

˗          For Tender

˗          For Construction

e.       Prosedur Pelaksanaan Konstruksi

Berisi pedoman pelaksanaan pekerjaan yang berkaitan dengan pekerjaan konstruksi

Fungsi Keuangan dan Personalia

a.       Rencana Anggaran Biaya Keseluruhan, meliputi :

˗          Konstruksi

˗          Pemasaran

˗          Personalia

b.      Master Assets, meliputi :

˗          Aktiva Tetap

˗          Aktiva Tidak Tetap

c.       Human Resources (SDM) List

Berisi daftar diri staf fungsi dengan disertai informasi meliputi:

˗          Nama

˗          Identitas Diri

˗          Copy/ scan identitas diri

˗          Copy/ scan buku tabungan

˗          NPWP

d.      Schedule Pembayaran

Berisi rencana pembayaran terhadap keseluruhan fungsi dari mulai tanggal rencana tagihan masuk hingga jatuh tempo pembayaran secara periodik dalam bentuk bar chart:

˗          Harian

˗          Mingguan

˗          Bulanan

2.      Data Storage

Direncanakan jumlah besaran data untuk dapat menyimpan keseluruhan data yang akan digunakan dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan bentuk-bentuk penyimpanan data sebagai berikut :

a.       Master Data Keseluruhan

Menggunakan hard disk internal/ eksternal dengan kapasitas minimal 1 Tera Byte (1000 Giga Byte)

b.      Penyimpanan Data Per Fungsi

Menggunakan Flash Disk dengan kapasitas minimal 32 Giga Byte

c.       Penyimpanan Data Per Staf Fungsi

Menggunakan Flash Disk dengan kapasitas minimal 8 Giga Byte

3.      Data Processing

a.       Laporan Penjualan

Berisi Informasi penjualan secara periodik berupa bagan/ chart secara nominal maupun prosentase, dengan disertai informasi :

˗          Total unit

˗          Jumlah unit terjual

˗          Sisa unit yang belum terjual

b.      Laporan Pembangunan

Berisi Informasi pembangunan secara periodik berupa bagan/ chart secara nominal maupun prosentase, dengan disertai informasi :

˗          Rencana Progres

˗          Realisasi Progres

˗          Deviasi

c.       Laporan Keuangan

Berisi Informasi kondisi keuangan secara periodik berupa bagan/ chart secara nominal maupun prosentase, dengan disertai informasi :

˗          Penerimaan

˗          Pengeluaran

˗          Utang/ Piutang

˗          Profit/ Loss

Data & Information Distribution

a.       Laporan Penjualan

˗          Fungsi Keuangan

˗          Manajer Realty

b.      Laporan Pembangunan

˗          Fungsi Keuangan

˗          Fungsi Pemasaran

˗          Manajer Realty

c.       Laporan Keuangan

˗          Fungsi Teknik

˗          Fungsi Pemasaran

˗          Manajer Realty